Trường Đại học Khoa học Tự nhiên hướng dẫn một số nội dung và quy trình tổ chức đánh giá khóa luận, luận văn, luận án theo hình thức trực tuyến như sau:
1. Yêu cầu chung
Việc bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến được thực hiện trong trường hợp không tổ chức được bảo vệ tốt nghiệp tập trung, khi người học đáp ứng đủ các điều kiện bảo vệ khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp theo quy định của quy chế đào tạo hiện hành.
Việc tổ chức bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến phải bảo đảm đáp ứng những yêu cầu sau:
- Tuân thủ quy định về tiêu chuẩn, yêu cầu và số lượng thành viên hội đồng đánh giá khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp (sau đây gọi chung là hội đồng);
- Thông tin về buổi bảo vệ tốt nghiệp được cung cấp đến các đơn vị, cá nhân có liên quan và công khai trên website của Nhà trường trong đó nêu rõ: địa điểm, thành phần tham dự và cách thức tham dự buổi bảo vệ trực tuyến.
- Được sự đồng thuận của các thành viên hội đồng và người học (bằng văn bản); các thành viên hội đồng, người học phải được chuẩn bị các kỹ năng cần thiết để sử dụng các thiết bị, phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến trước buổi bảo vệ;
- Diễn biến của buổi bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến được ghi hình, ghi âm đầy đủ và lưu trữ kèm theo hồ sơ của người học;
- Biên bản của buổi bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến (bao gồm cả quyết nghị của hội đồng) do Thư kí hội đồng chịu trách nhiệm ghi chép và công khai ngay trong buổi bảo vệ tốt nghiệp, sau đó được gửi đến các thành viên hội đồng tham gia buổi bảo vệ và người học để xác nhận và gửi lại cơ sở đào tạo cùng phiếu đánh giá của từng thành viên hội đồng;
- Phần mềm hỗ trợ truyền hình trực tuyến và cơ sở hạ tầng kết nối tổ chức các buổi bảo vệ trực tuyến phải bảo đảm độ an toàn, tính bảo mật, chất lượng về âm thanh, hình ảnh kết nối tới tất cả các cá nhân tham gia.
- Phòng Đào tạo, Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông, Phòng Tổ chức cán bộ - Hành chính, các Khoa cùng phối hợp tổ chức buổi bảo vệ trực tuyến.
- Kinh phí chi cho các hội đồng họp theo hình thức trực tuyến áp dụng như họp theo hình thức trực tiếp (theo quy chế chi tiêu nội bộ hiện hành).
2. Quy trình tổ chức chấm khóa luận tốt nghiệp:
2.1. Chuẩn bị cho buổi bảo vệ:
- Các thành viên hội đồng có giấy xác nhận thời gian, hình thức bảo vệ (Mẫu 01) gửi tới Khoa.
- Khoa hỗ trợ các thành viên hội đồng trong việc sử dụng các thiết bị, phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến.
- Thành phần tham dự buổi bảo vệ gồm: sinh viên, các thành viên hội đồng và các đại biểu (nếu có).
2.2. Tiến trình bảo vệ:
- Đối với các chương trình đào tạo đặc biệt, đại diện Khoa tuyên bố lí do, công bố quyết định thành lập Hội đồng chấm khoá luận tốt nghiệp, giới thiệu đại biểu và mời Chủ tịch hội đồng điều khiển buổi bảo vệ. Đối với chương trình đào tạo chuẩn, Chủ tịch hội đồng công bố quyết định thành lập Hội đồng và điểu khiển buổi bảo vệ.
- Chủ tịch hội đồng công bố danh sách thành viên có mặt bảo đảm điều kiện (theo quy chế) để Hội đồng có thể làm việc.
- Sinh viên trình bày nội dung khoá luận trong thời gian không quá 15 phút.
- Các phản biện đọc nhận xét (nếu vắng mặt thì Thư kí hội đồng đọc).
- Hội đồng và những người tham dự nêu câu hỏi để kiểm tra kiến thức và trình độ của sinh viên.
- Sinh viên trả lời những câu hỏi nêu ra.
- Người hướng dẫn nhận xét về quá trình nghiên cứu và học tập của sinh viên.
- Các thành viên hội đồng cho điểm vào phiếu chấm khoá luận tốt nghiệp sau đó scan hoặc chụp ảnh gửi cho Thư kí hội đồng làm căn cứ tổng hợp kết quả tại thời điểm bảo vệ.
- Thư kí tổng hợp kết quả đánh giá của Hội đồng.
- Hội đồng thảo luận (họp riêng) để thông qua kết luận và thống nhất biên bản buổi bảo vệ (các thành viên Hội đồng xác nhận đồng ý với kết luận và biên bản).
- Chủ tịch hội đồng đọc kết luận và kết quả đánh giá của Hội đồng đối với khoá luận.
- Sinh viên phát biểu ý kiến.
- Chủ tịch hội đồng tuyên bố bế mạc buổi bảo vệ khoá luận tốt nghiệp.
Toàn bộ tiến trình bảo vệ được ghi âm, ghi hình (Hội đồng thực hiện).
Sau buổi bảo vệ, biên bản của buổi bảo vệ được gửi đến các thành viên hội đồng tham gia buổi bảo vệ để xác nhận cùng bản in có chữ kí phiếu đánh giá của từng thành viên hội đồng (Bộ môn thực hiện).
3. Quy trình tổ chức đánh giá luận văn thạc sĩ
3.1. Chuẩn bị cho buổi bảo vệ:
- Sau khi 02 phản biện có bản nhận xét và các thành viên hội đồng có giấy xác nhận thời gian, hình thức bảo vệ (Mẫu 02), Khoa gửi hồ sơ và giấy mời trong đó có thông tin liên quan đến buổi bảo vệ (thời gian, hình thức họp, phần mềm hỗ trợ và các thông tin liên quan) tới các thành viên hội đồng, đại diện Phòng Đào tạo, cán bộ hướng dẫn, các đại biểu.
- Khoa hỗ trợ các thành viên hội đồng trong việc sử dụng các thiết bị, phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến.
- Thành phần tham dự buổi bảo vệ trực tuyến gồm: học viên, đại diện Khoa, đại diện Phòng Đào tạo, đại diện cán bộ hướng dẫn, các thành viên hội đồng và các đại biểu (nếu có).
3.2. Tiến trình bảo vệ:
- Đại diện Khoa tuyên bố lí do, công bố quyết định thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, giới thiệu đại biểu và mời Chủ tịch hội đồng điều khiển buổi bảo vệ;
- Chủ tịch hội đồng công bố danh sách thành viên có mặt bảo đảm điều kiện (theo quy chế) để Hội đồng có thể làm việc.
- Thư kí hội đồng đọc lí lịch khoa học và thông báo kết quả học tập của học viên.
- Học viên trình bày nội dung luận văn trong thời gian không quá 20 phút.
- Các phản biện đọc nhận xét (nếu vắng mặt thì Thư kí hội đồng đọc).
- Hội đồng và những người tham dự nêu câu hỏi để kiểm tra kiến thức và trình độ của học viên.
- Học viên trả lời những câu hỏi nêu ra.
- Người hướng dẫn đọc bản nhận xét về quá trình nghiên cứu và học tập của học viên (nếu vắng mặt thì Thư kí hội đồng đọc).
- Các thành viên hội đồng cho điểm vào phiếu đánh giá luận văn sau đó scan hoặc chụp ảnh gửi cho Thư kí hội đồng làm căn cứ tổng hợp kết quả tại thời điểm bảo vệ.
- Thư kí tổng hợp kết quả đánh giá của hội đồng.
- Hội đồng thảo luận (họp riêng) để thông qua kết luận và thống nhất biên bản buổi bảo vệ (các thành viên hội đồng xác nhận đồng ý với kết luận và biên bản).
- Chủ tịch hội đồng đọc kết luận và kết quả đánh giá của hội đồng đối với luận văn.
- Đại biểu chúc mừng học viên (nếu có).
- Học viên phát biểu ý kiến.
- Chủ tịch hội đồng tuyên bố bế mạc buổi bảo vệ luận văn thạc sĩ.
Toàn bộ tiến trình bảo vệ được ghi âm, ghi hình và lưu dưới dạng đĩa CD trong hồ sơ bảo vệ của học viên (Khoa thực hiện).
Sau buổi bảo vệ, biên bản của buổi bảo vệ được gửi đến các thành viên hội đồng tham gia buổi bảo vệ để xác nhận và gửi lại lưu hồ sơ bảo vệ của học viên cùng bản in có chữ kí phiếu đánh giá của từng thành viên hội đồng (Khoa thực hiện).
4. Quy trình tổ chức đánh giá/chấm luận án tiến sĩ
4.1. Đánh giá luận án tiến sĩ cấp cơ sở
4.1.1. Chuẩn bị cho buổi bảo vệ:
- Sau khi các thành viên hội đồng có bản nhận xét và giấy xác nhận thời gian, hình thức bảo vệ (Mẫu 03), Khoa gửi hồ sơ và giấy mời trong đó có thông tin liên quan đến buổi bảo vệ (thời gian, hình thức họp, phần mềm hỗ trợ và các thông tin liên quan) tới các thành viên hội đồng, đại diện Phòng Đào tạo, cán bộ hướng dẫn và các đại biểu.
- Khoa hỗ trợ các thành viên hội đồng trong việc sử dụng các thiết bị, phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến.
- Thành phần tham dự buổi bảo vệ gồm: nghiên cứu sinh (NCS), đại diện Khoa, đại diện Phòng Đào tạo, các thành viên hội đồng, cán bộ hướng dẫn, các đại biểu (nếu có).
4.1.2. Tiến trình bảo vệ:
- Đại diện Khoa tuyên bố lí do, công bố quyết định thành lập hội đồng đánh giá luận án tiến sĩ cấp cơ sở, giới thiệu đại biểu và mời Chủ tịch hội đồng điều khiển buổi bảo vệ;
- Chủ tịch hội đồng công bố thành phần hội đồng có mặt bảo đảm điều kiện để Hội đồng có thể làm việc.
- Thư kí hội đồng công bố lí lịch khoa học, bảng điểm của NCS.
- NCS trình bày tóm tắt nội dung bản dự thảo luận án tiến sĩ (không hạn chế thời gian).
- Hai phản biện luận án đọc bản nhận xét dự thảo luận án (nếu vắng mặt 1 người thì Thư kí hội đồng đọc).
- Các thành viên và những người dự họp đặt câu hỏi hoặc thảo luận, phát biểu ý kiến về những kết quả đã đạt được, những vấn đề chưa đạt, những điểm cần bổ sung sửa chữa và NCS trả lời những câu hỏi đã đặt ra.
- Người hướng dẫn NCS đọc nhận xét về quá trình học tập nghiên cứu của NCS.
- Hội đồng họp riêng, đưa ra kết luận về kết quả của luận án (quyết nghị). Các thành viên hội đồng xác nhận vào phiếu nhận xét sau đó scan hoặc chụp ảnh gửi cho Thư kí hội đồng làm căn cứ tổng hợp kết quả tại thời điểm bảo vệ (có trong hồ sơ đã được gửi tới các thành viên hội đồng).
- Hội đồng tiến hành thông qua danh sách gửi tóm tắt luận án (ít nhất 50 địa chỉ).
- Chủ tịch hội đồng công bố kết luận của Hội đồng về nội dung, kết quả và ý kiến của Hội đồng về bản dự thảo luận án và dự thảo tóm tắt luận án.
- NCS phát biểu ý kiến và các đại biểu phát biểu ý kiến (nếu có).
- Chủ tịch hội đồng cảm ơn và tuyên bố bế mạc.
Toàn bộ tiến trình bảo vệ được ghi âm, ghi hình và lưu dưới dạng đĩa CD trong hồ sơ bảo vệ của NCS (Khoa thực hiện).
Sau buổi bảo vệ, biên bản của buổi bảo vệ được gửi đến các thành viên hội đồng tham gia buổi bảo vệ để xác nhận và gửi lại lưu hồ sơ bảo vệ của NCS cùng bản in có chữ kí phiếu nhận xét của từng thành viên hội đồng (Khoa thực hiện).
4.2. Chấm luận án tiến sĩ cấp Đại học Quốc gia
4.2.1. Chuẩn bị cho buổi bảo vệ:
- Sau khi các thành viên hội đồng có bản nhận xét và giấy xác nhận thời gian, hình thức bảo vệ (Mẫu 04), Phòng Đào tạo tiến hành các thủ tục báo cáo Đại học Quốc gia Hà Nội về kế hoạch, quy trình tổ chức và hồ sơ bảo vệ chi tiết trước 1 tuần; đăng báo Nhân dân trước 10 ngày, gửi hồ sơ và giấy mời trong đó có thông tin liên quan đến buổi bảo vệ (thời gian, hình thức họp, phần mềm hỗ trợ và các thông tin liên quan) tới các thành viên hội đồng, đại diện Khoa, cán bộ hướng dẫn, các đại biểu.
- Phòng Tổ chức cán bộ - Hành chính bố trí phòng họp hội đồng (theo yêu cầu).
- Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông bố trí cán bộ phối hợp với Phòng Đào tạo trong việc hỗ trợ các thành viên hội đồng trong việc sử dụng các thiết bị, phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến; chuẩn bị thiết bị trong phòng họp hội đồng (theo yêu cầu).
- Thành phần tham dự buổi bảo vệ gồm: nghiên cứu sinh (NCS), đại diện Khoa, đại diện Phòng Đào tạo, các thành viên hội đồng, cán bộ hướng dẫn, các đại biểu (nếu có).
4.1.2. Tiến trình bảo vệ:
- Đại diện Phòng Đào tạo tuyên bố lí do, công bố quyết định thành lập Hội đồng cấp Đại học Quốc gia chấm luận án tiến sĩ, giới thiệu đại biểu và mời Chủ tịch hội đồng điều khiển buổi họp.
- Chủ tịch hội đồng công bố danh sách thành viên có mặt bảo đảm điều kiện (theo quy chế) để Hội đồng có thể làm việc và công bố chương trình làm việc.
- Thư kí hội đồng đọc lí lịch khoa học của NCS và các điều kiện cần thiết để NCS được bảo vệ luận án (về văn bằng, bảng điểm).
- Các thành viên hội đồng và những người tham dự nêu câu hỏi hoặc ý kiến thắc mắc (nếu có) về lí lịch khoa học và quá trình đào tạo của NCS.
- NCS trình bày nội dung luận án trong thời gian không quá 30 phút.
- Các phản biện đọc nhận xét (nếu vắng mặt 1 người thì Thư kí hội đồng đọc).
- Thư kí hội đồng đọc bản tổng hợp các nhận xét khác.
- Hội đồng và những người tham dự nêu câu hỏi để kiểm tra kiến thức và trình độ nghiên cứu khoa học của NCS.
- NCS trả lời những câu hỏi nêu ra.
- Đại diện tập thể hướng dẫn phát biểu ý kiến.
- Hội đồng họp riêng, bầu ban kiểm phiếu, bỏ phiếu (có trong hồ sơ đã được gửi tới các thành viên hội đồng) sau đó scan hoặc chụp ảnh gửi cho ban kiểm phiếu làm căn cứ tổng hợp kết quả tại thời điểm bảo vệ, kiểm phiếu, thảo luận thông qua Quyết nghị của Hội đồng.
- Trưởng ban kiểm phiếu công bố kết quả đánh giá luận án.
- Chủ tịch hội đồng (hoặc ủy nhiệm cho Thư kí hội đồng) đọc Quyết nghị của hội đồng.
- Chủ tịch hội đồng trao lại quyền điều khiển cho đại diện Phòng Đào tạo.
- Các đại biểu phát biểu ý kiến.
- NCS phát biểu ý kiến.
- Đại diện Phòng Đào tạo tuyên bố kết thúc buổi bảo vệ.
Toàn bộ tiến trình bảo vệ được ghi âm, ghi hình và lưu dưới dạng đĩa CD trong hồ sơ bảo vệ của học viên (Phòng Đào tạo thực hiện).
Sau buổi bảo vệ, biên bản của buổi bảo vệ được gửi đến các thành viên hội đồng tham gia buổi bảo vệ để xác nhận và gửi lại lưu hồ sơ bảo vệ của học viên cùng bản in có chữ kí phiếu chấm của từng thành viên hội đồng (Phòng Đào tạo thực hiện).
5. Điều khoản thi hành
- Hướng dẫn tại công văn này không áp dụng đối với trường hợp những luận án tiến sĩ bảo vệ theo chế độ mật.
- Hướng dẫn này áp dụng tương tự cho các NCS bảo vệ ở 2 cấp (đánh giá tổng thể luận án ở đơn vị chuyên môn và đánh giá luận án trước hội đồng đánh giá luận án).
- Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày kí./.
Xem chi tiết thông báo tại đây.